Specjalista ds. optymalizacji procesów biznesowych (K/M)
Projekt finansowany ze źródeł ...
Twój zakres obowiązków
- Mapowanie i optymalizacja procesów administracyjno-operacyjnych w Instytucie
- Procesy podróży służbowych i rozliczeń - Ujednolicenie procedury wnioskowania o podróż służbową (krajową i zagraniczną). Stworzenie standardu rozliczania delegacji z automatycznym przypisaniem kosztów do źródeł finansowania (projektów) oraz miejsca ich powstawania (MPK). Implementacja ścieżki obiegu wniosków w narzędziach cyfrowych.
- Procesy zakupowe i źródła finansowania - Stworzenie procesu zakupowego z uwzględnieniem MPK, źródła finansowania, mechanizmu weryfikacji kwalifikowalności wydatków oraz regulaminu zakupów.
-
Zatrudnienie, onboarding i przygotowanie stanowiska pracy - Procedury zatrudniania: Formalizacja procesu od decyzji o zatrudnieniu, przez rekrutację, do podpisania umowy. Przygotowanie szablonów wniosków. Logistyka stanowiska pracy (IT & Admin):
- Stworzenie procedury "startowej" dla nowego pracownika.
- Onboarding: Opracowanie ścieżki wdrożenia pracownika w struktury Instytutu.
- Szkolenia wewnętrzne: Opracowanie programu i prowadzenie/koordynacja obowiązkowych szkoleń (m.in. z procedur zakupowych, obiegu dokumentów, polityki bezpieczeństwa danych). - Automatyzacja i standardy (Implementacja) - Mapowanie powyższych procesów (np. BPMN lub inny czytelny schemat blokowy). Implementacja procesów w dostępnych narzędziach (np. systemy obiegu dokumentów, arkusze, systemy IT – Symfonia edokumenty). Opracowanie "Instrukcji obsługi" (bazy wiedzy) dla pracowników, która zbierze w jednym miejscu zasady dotyczące delegacji, zakupów, zatrudnienia i onboardingu.
Nasze wymagania
- Doświadczenia we wdrażaniu programu Symfonia w obszarze e-dokumentów (warunek niezbędny);
- Doświadczenie w pracy na stanowisku związanym z analizą, mapowaniem i optymalizacją procesów i/lub zarządzania projektami (mile widziane w sektorze R&D lub administracji publicznej);
- Biegłość w mapowaniu i modelowaniu procesów biznesowych z wykorzystaniem rynkowych standardów (np. BPMN) i specjalistycznych narzędzi (np. ADONIS, Miro);
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne tj. Umiejętność słuchania, argumentowania swoich racji oraz przekładania skomplikowanych procedur na język zrozumiały dla każdego;
- Praktyczna znajomość metodyk zarządzania projektami (np. Agile, Scrum);
- Doświadczenie w tworzeniu sformalizowanej dokumentacji wewnętrznej (regulaminy, instrukcje, procedury);
- Wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne;
- Dobra, praktyczna znajomość środowiska Google.
Benefity
- Elastyczny czas pracy
- Brak dress code'u
- Kawa / herbata
Aplikuj teraz:
Wyślij mail na poniższy adres. Załącz swoje CV wraz z klauzulą RODO.
Z tytułem maila:
„Rekrutacja na stanowisko Specjalisty ds. optymalizacji procesów biznesowych (K/M)”
Termin składania ofert do: 13.08.2026 r.
Zgłoszenia złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Zastrzegamy sobie możliwość kontaktu z wybranymi Kandydatkami/tami.
Wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez INSTYTUT BADAWCZY IDEAS z siedzibą w: Królewska 27, 00-060 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: iod@ideas.edu.pl.