REGULAMIN
Nadawania Patronatów przez Instytut Badawczy IDEAS
1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady, tryb i kryteria nadawania patronatu przez Instytut Badawczy IDEAS (dalej: „Instytut”).
2. Patronat Instytutu stanowi formę wyróżnienia, uznania lub wsparcia inicjatyw zgodnych z misją, celami i działalnością Instytutu. Patronat jest przyznawany najważniejszym tego typu wydarzeniom, w szczególności, gdy udział biorą w nich przedstawiciele Instytutu w charakterze gości/prelegentów.
3. Patronat ma charakter honorowy i nie pociąga za sobą zobowiązań finansowych, organizacyjnych ani logistycznych.
4. Udzielenie patronatu nie oznacza przejęcia odpowiedzialności przez Instytut (w całości lub w części) za przebieg, rezultaty lub treści tworzone w ramach przedsięwzięcia.
5. Oficjalnym adresem kontaktowym Instytutu, właściwym do składania wniosków oraz korespondencji dotyczącej patronatów, jest adres e-mail: biuro@ideas.edu.pl.
2. Zakres i rodzaje patronatów
1. Instytut może udzielać patronatu:
a) wydarzeniom naukowym, edukacyjnym i popularyzatorskim,
b) projektom badawczym i rozwojowym,
c) inicjatywom promującym rozwój nauki, innowacji oraz transfer wiedzy,
d) publikacjom, konkursom i programom szkoleniowym.
2. Patronat może być udzielony w formie:
a) patronatu honorowego Instytutu,
b) patronatu merytorycznego,
c) patronatu instytucjonalnego.
3. Przedsięwzięcie objęte patronatem powinno mieć zasięg co najmniej ponadregionalny. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się objęcie patronatem przedsięwzięcia o zasięgu regionalnym lub lokalnym, jeśli gwarantuje ono wysoki poziom organizacyjny i merytoryczny oraz zostanie uznane za istotne z punktu widzenia działalności i celu Instytutu.
4. Instytut nie udziela patronatów o charakterze stałym. W przypadku przedsięwzięć cyklicznych patronat przyznawany jest każdorazowo na jego jedną edycję.
5. Instytut może odmówić udzielenia patronatu bez podania przyczyny.
3. Kryteria udzielania patronatu
1. Patronat może zostać udzielony inicjatywom, które spełniają łącznie następujące warunki:
a) są zgodne z misją i strategicznymi celami Instytutu,
b) mają charakter naukowy, edukacyjny, badawczy lub społeczny,
c) charakteryzują się wysoką jakością merytoryczną, organizacyjną i etyczną,
d) promują rozwój badań i innowacji w obszarach istotnych dla działalności Instytutu,
e) nie budzą wątpliwości co do zgodności z zasadami etyki naukowej, normami prawnymi i dobrymi praktykami komunikacyjnymi.
2. Instytut nie udziela patronatu inicjatywom:
a) o charakterze politycznym, lobbystycznym, komercyjnym lub marketingowym (służącym promocji produktów i usług samego organizatora, jak i jego partnerów),
b) zaangażowanym w spory polityczne, światopoglądowe lub budzącym ryzyko reputacyjne,
c) niezgodnym z zasadami rzetelności i integralności badań naukowych,
d) godzących w politykę wizerunkową Instytutu,
e) dotyczących raportów, opracowań, wydawnictw i innych publikacji, a także projektom badawczym i naukowym, które są w fazie opracowywania lub z których pełną treścią nie można się zapoznać,
f) będącym na wczesnym etapie realizacji, które nie mają jeszcze dokładnie określonych celów i źródeł finansowania.
3. W szczególnych przypadkach można objąć patronatem przedsięwzięcie organizowane przez podmiot komercyjny, jeżeli gwarantuje ono wysoki poziom merytoryczny, nie jest nastawione bezpośrednio na zysk oraz zostanie uznane za istotne z punktu widzenia działalności, celu i misji Instytutu.
4. Procedura ubiegania się o patronat
1. Wniosek o patronat należy złożyć w formie elektronicznej na adres: biuro@ideas.edu.pl.
2. Wniosek powinien zawierać:
a) nazwę i opis inicjatywy,
b) dane organizatora,
c) harmonogram i miejsce realizacji,
d) szczegółowy program lub opis działań,
e) informacje o partnerach, sponsorach i patronach,
f) proponowaną formę zaangażowania Instytutu,
g) plan działań promocyjnych wraz z informacją o sposobie prezentacji patronatu Instytutu.
3. Wniosek należy złożyć co najmniej 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia inicjatywy.
4. Występując z prośbą o patronat, organizator powinien uzasadnić związek planowanego przedsięwzięcia z zakresem działań i kompetencji Instytutu. Instytut może poprosić o dodatkowe informacje, dokumenty lub wyjaśnienia.
5. Decyzję o udzieleniu lub odmowie patronatu podejmuje Dyrektor Instytutu lub osoba przez niego upoważniona i nie wymaga ona uzasadnienia. Decyzja o udzieleniu lub odmowie patronatu jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.
6. Decyzja przekazywana jest wnioskodawcy drogą elektroniczną, na adres mailowy, z którego wpłynął wniosek o patronat.
5. Obowiązki podmiotu korzystającego z patronatu
1. Podmiot, któremu udzielono patronatu, zobowiązuje się do:
a) rzetelnego przedstawienia patronatu Instytutu we wszystkich materiałach promocyjnych i informacyjnych,
b) stosowania aktualnego logotypu Instytutu zgodnie z księgą znaku i wzorem przekazanym przez Instytut,
c) informowania Instytutu o wszelkich zmianach organizacyjnych lub programowych dotyczących inicjatywy,
d) złożenia sprawozdania z realizacji inicjatywy w terminie 30 dni od dnia jej zakończenia, przesyłając je na adres: biuro@ideas.edu.pl,
e) uzyskania akceptacji Instytutu dla wszelkich przygotowywanych przez siebie lub na jego zlecenie materiałów zawierających logo Instytutu i promujących jego patronat. W celu uniknięcia wątpliwości organizator zobowiązuje się, iż nie będzie publikował w żaden sposób żadnych materiałów zawierających logo lub informację o patronacie bez uprzedniej akceptacji Instytutu.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 lit. d, powinno zawierać w szczególności:
a) krótkie podsumowanie przebiegu inicjatywy,
b) informację o liczbie uczestników i odbiorców,
c) ocenę realizacji celów inicjatywy,
d) opis działań promocyjnych, w których wykorzystano patronat Instytutu,
e) dokumentację wizualną (np. zdjęcia, materiały promocyjne),
f) wskazanie ewentualnych trudności, wniosków i rekomendacji na przyszłość.
3. Logotyp Instytutu może być wykorzystywany wyłącznie w związku z inicjatywą, której patronat nadano. W celu uniknięcia wątpliwości organizator potwierdza, że wszelkie treści zawarte w materiałach mu udostępnionych przez Instytut w związku z objęciem patronatem stanowią utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz są i pozostają przedmiotem autorskich praw majątkowych przysługujących Instytutowi.
4. W przypadku naruszenia zasad Regulaminu Instytut może cofnąć patronat.
6. Cofnięcie patronatu
1. Instytut może cofnąć patronat w przypadku:
a) naruszenia zasad Regulaminu,
b) stwierdzenia niezgodności między deklarowanym a rzeczywistym charakterem inicjatywy,
c) działań organizatora mogących naruszać reputację Instytutu,
d) wykorzystania patronatu w sposób wprowadzający w błąd lub sprzeczny z jego ideą,
e) niezłożenia sprawozdania w terminie określonym w §5 ust. 1 lit. d.
2. Informację o cofnięciu patronatu Instytut przekazuje w formie pisemnej lub elektronicznej.
7. Postanowienia końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Dyrektora Instytutu.
2. Instytut zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie w każdym czasie, aktualna treść Regulaminu znajduje się na stronie internetowej Instytutu.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem decyzję podejmuje Dyrektor Instytutu.
4. Adresem właściwym do kontaktu w sprawach dotyczących patronatów pozostaje: biuro@ideas.edu.pl.